Antes de comenzar de lleno con este artículo es importante que tengamos bien claro en qué consiste un software de gestión. Este tipo de softwares están relacionados, principalmente, con las labores de administración. Los mismos están pensados para facilitar las tareas de los responsables de diferentes empresas o negocios para que todo sea resulte más sencillo, como, por ejemplo, agendar las citas y reuniones, los recordatorios, etc. Aunque también se especializan en las labores de gestión del stock de productos, la atracción de clientes, etc. En general, de la gestión de todo aquello que tenga que ver con el negocio.
A continuación, entramos en más detalles para explicar cuáles son las principales cualidades que debe tener un software de estas características. No obstante, hay que tener en cuenta que no todos cumplirán las mismas características, ya que existen una gran variedad de productos y muchos de ellos se especializan en un determinado sector como pueden ser las peluquerías, estéticas, tiendas, contactos con proveedores, etc.
Eficiencia
El software debe ser capaz de mejorar la eficiencia de la empresa o negocio. Para ello debe ser capaz de agilizar el trabajo y reducir los tiempos. Independientemente del sector para el cual se trabaje, este software debe ayudarnos a ser más eficientes con las diferentes funciones que nos ofrece, por ejemplo, gestionando nuestros recordatorios y alarmas, proporcionándonos un servicio de reservas online fácil de usar, avisos, etc.
Empleados
Este tipo de software nos será de gran utilidad, así mismo, si resulta capaz de controlar la actividad de los empleados. Por ejemplo, el sistema de fichaje de los trabajadores, la productividad y sus comisiones, etc. El mismo debe contemplar todas las funciones que sean necesarias para agilizar el trabajo que de otra forma sería más costoso y nos requeriría más tiempo y trabajo.
Así mismo, debe ser retroactivo con los trabajadores. Es decir, debe facilitarles los procesos de fichaje, por ejemplo, aunque también la comunicación bidireccional, un portal de anuncios o notificativos, un calendario de días festivos, solicitud de vacaciones, etc.
Contabilidad
Otra cualidad de un buen software de gestión es la función de contabilidad. En este caso, el software debe ser capaz de proporcionarnos la información sobre las cuentas del negocio. Por ejemplo, cuanto dinero tenemos en la caja, cuánto dinero hemos conseguido en un determinado periodo de tiempo, etc. Un ejemplo de este tipo de software de gestión es Versum.
Contacto con proveedores y stock de productos
Aunque no ocurre en todos los negocios, la gran mayoría necesitan de esta función ya que es uno de los principales quebraderos de cabeza de los gerentes y de ellos depende el género y la calidad del servicio que se presta. Así pues, si el negocio precisa de proveedores, es muy importante que el software esté equipado con esta función. Debe ser capaz de facilitarnos el contacto de los proveedores, información sobre los productos que nos proporcionan, situación del stock de nuestro negocio, etc. Todo ello nos agilizará el trabajo y nos evitará llevarnos sorpresas por carencias de determinados productos.
Estadísticas
Algo que resulta muy importante también son las estadísticas. Sobre todo, en la gestión de los tiempos. Aunque también en la contabilidad. Este software debe ser capaz de recopilar la información y analizarla para que, de un simple vistazo, podamos saber qué es lo que necesitamos mejorar o si tenemos que cambiar nuestro método de trabajo.
Interfaz sencilla
Por último, y no menos importante, hay que tener en cuenta que el dispositivo tenga una interfaz sencilla. Como hemos comentado, el software contará con una amplia gama de funciones. Por ello, necesitamos que sea fácil de utilizar y que no esté todo enrevesado. Para ello, hay que fijarse que el software cuente con una interfaz sencilla. Ello nos agilizará también nuestro trabajo.
